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Télétravail et messagerie instantanée : les bonnes pratiques

Il y a maintenant un peu plus d’un an, nous avons franchi une étape importante dans la gestion et la collaboration entre collègues. Les discussions de corridor ou face à la machine café ont fait place à des échanges informels sur les différentes plateformes en ligne. Que ce soit avec Zoom, Teams, Slack, Messenger, ou encore la messagerie texte, pour ne nommer que ceux-ci, l’accessibilité avec les différentes ressources est désormais plus rapide et plus directe. Des tonnes d’outils sont disponibles pour nous aider à optimiser le télétravail. Il importe toutefois de se poser la question suivante : quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour la messagerie instantanée?

 

Depuis le début de la pandémie – et celui du télétravail obligatoire –, avez-vous remarqué, vu ou ressenti une différence dans vos relations de travail ou dans vos façons d’aborder les gens?

Tout va plus vite. On ne se déplace plus pour parler; désormais, on chat.

Le chat a certes plusieurs avantages : on a accès aux gens rapidement et le retour est tout aussi rapide, peu importe l’heure. Même plus besoin de prendre le temps de saluer notre interlocuteur ou de prendre des nouvelles! Cette constatation est pourtant malheureuse.

Qu’est-il advenu de nos relations professionnelles dans un moment où elles prennent tout leur sens? Il est dommage de constater que la civilité fait souvent place à la rapidité. Peut-être est-il temps pour les gestionnaires de revoir les règles de bon usage de la messagerie instantanée

 

Bonjour et merci : encore in en 2021?

Vous arrive-t-il de recevoir un message, ou peut-être même d’en envoyer un, sans qu’il n’y ait eu de salutation ou de remerciement à la fin du message? Êtes-vous en mesure de faire le décompte ou cette situation est trop fréquente? Que ressentez-vous à la réception d’un tel message?

Suis-je encore la seule qui éprouve un malaise à ne pas écrire « bonjour » au début d’un message ou à remercier la personne pour son temps à la fin de notre conversation?

La salutation en début de message permet d’ouvrir la conversation et de mettre la table pour la suite. Adresser une demande ou une quelconque indication à une personne par message instantané peut rapidement devenir impersonnel et ouvre la porte à des perceptions et interprétations qui peuvent parfois apporter des incompréhensions ou des conflits.

En communication, le verbal, le non verbal et le paraverbal ont beaucoup d’effet sur notre message et la compréhension de l’interlocuteur. En communication par messagerie instantanée, la personne qui reçoit le message n’a pas accès à votre verbal, votre paraverbal et même votre non verbal, qui lui permettraient de bien saisir toutes les nuances de votre message par votre ton de voix, votre intonation, vos gestes, vos mimiques, etc.  L’interprétation de votre message pourra vitre prendre une ampleur insoupçonnée. En effet, un message envoyé rapidement, à la hâte, sans salutation ni remerciement, pourra paraître trop direct, sec, arrogant ou même offusquant pour certaines personnes. Vos intentions seront alors mal perçues et mal interprétées. Un simple bonjour en début de message ne vous prendra que quelques secondes et vous sauvera énormément en temps de discussion pour rattraper les déceptions et les malentendus.

 

Comment ça va?

Il était bien, le temps où nous pouvions discuter entre collègues, le temps d’une pause, autour d’un café ou lors du diner. Prenez-vous encore le temps de demander à vos collègues, employés et partenaires comment ils vont? C’est pourtant la base du « code de bonne conduite » en communication!

Ces derniers mois, on parle énormément de santé mentale et de la solitude que vivent plusieurs personnes. Le télétravail n’est pas fait pour tous et cette situation est de plus en plus pesante pour une grande majorité des travailleurs.

Prendre le temps de prendre des nouvelles de nos collègues permet de solidifier les liens et la collaboration, de déceler la détresse psychologique et, disons-le, démontre notre intérêt envers eux. Les moments où l’on se pose et prend le temps de discuter sont de plus en plus rares en contexte de télétravail, d’où l’importance, que ce soit au début ou à la fin d’une rencontre, de prendre des nouvelles de la personne avec qui on discute. Même par écrit, prenez le temps de vous informer sur la santé de vos collègues, partenaires ou employés. « Comment vas-tu ? » : seulement trois mots qui permettent de briser la solitude. Tous les êtres humains ont un besoin d’affiliation et d’être reconnus comme individus.

 

En conclusion, malgré la situation actuelle et considérant que le télétravail est là pour demeurer, il est crucial de mettre en place des comportements incitant la reconnaissance ou, encore mieux, un code de bonne conduite pour la messagerie instantanée. Ceci pourrait même être ajouté à votre manuel d’employé. Commencer un message avec un « bonjour », dire « merci » et prendre des nouvelles sont des actions très simples et sont des signes de reconnaissance puissants qui mettent l’individu et les relations humaines de l’avant. À une période où tout bouge rapidement et où les relations sont de plus en plus limitées, nous avons besoin de ce contact humain et chaleureux. C’est l’affaire de tous!

 

Cliquez ici pour télécharger gratuitement notre guide interactif Construire sa politique de télétravail, à laquelle nous conseillons fortement d’ajouter une section concernant la communication en ligne.

 

Par Catherine Émond, consultante en ressources humaines et coach professionnelle