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Télétravail, performance et cohésion d’équipe en période de confinement

Avec la situation exceptionnelle que nous vivons actuellement à l’échelle mondiale, les employeurs n’ont pas seulement avantage à être flexibles avec leurs équipes, ils ont le devoir de l’être. Il va sans dire que le contexte change d’un domaine à un autre, que certains métiers ne s’exercent pas à distance et que ces variables influent sur la façon dont la crise est vécue dans les entreprises, mais une chose est certaine : dans les cas où le télétravail est possible, il faut l’encourager, pour ne pas dire l’exiger. Maintenant, comment optimiser cette pratique et en tirer profit?

Valérie Dufresne, directrice recrutement et chasse de têtes chez Go RH, a elle-même, dès son entrée en poste, adopté et mis en place des mesures flexibles avec son équipe, qui incluent la possibilité pour ses employés de travailler à distance, dont une journée de télétravail commune à tous. Valérie a accepté de me partager ses trucs pour marier travail à distance, performance et cohésion d’équipe

 

Du côté des gestionnaires

Avoir les bons outils

Vu la sensibilité de l’information dans un contexte professionnel, il est important pour un employeur qui souhaite mettre en place une politique de télétravail d’être en mesure d’offrir aux employés une infrastructure fiable et sécurisée pour le travail à distance. De plus, pour une productivité optimale, les bons outils doivent être mis à la disposition des employés. Que ce soit pour la communication à l’interne, pour le travail collaboratif ou pour les vidéoconférences, qui viendront parfois remplacer les rencontres d’équipe – essentielles à la cohésion –, plusieurs solutions s’offrent aux employeurs. Voici nos recommandations :

 

Slack est une application de messagerie instantanée qui permet d’envoyer des messages privés aux membres de votre équipe ou d’organiser les conversations par sujet ou par équipe avec différentes chaînes.

OneDrive et Google Drive sont deux solutions de stockage et de partage de fichiers qui facilitent le travail d’équipe grâce aux fonctions d’édition collaborative.

Zoom est une application de vidéoconférence qui, en version gratuite, peut accueillir jusqu’à 100 participants par réunion pour une période de 40 minutes. Zoom peut être utilisée sur un téléphone portable comme sur un ordinateur.

Didacte est une solution qui permet aux entreprises de créer du contenu de formation, de le diffuser sur leur plateforme personnalisée et de faire suivre ces formations virtuelles à leurs employés tout en suivant leur progrès en temps réel.

 

Guider les employés 

Les employés, particulièrement ceux qui n’ont jamais travaillé à distance, ont besoin d’être guidés. Une politique et des procédures de télétravail doivent être mis en place afin que tous les membres de l’équipe soient sur la même longueur d’onde. Dans votre politique, vous pourriez par exemple répondre aux questions suivantes : 

 

  • Quel est l’objectif du télétravail dans votre entreprise?
  • Le télétravail est-il un droit acquis chez vous?
  • Y a-t-il, dans votre entreprise, un processus d’approbation du télétravail?
  • Quelles en sont les conditions?
  • Un employé peut-il travailler exclusivement à distance?
  • Si non, combien de jours par semaine sont admissibles?
  • Y a-t-il un horaire prévu par jour (heure de début, heure de fin)? 
  • Quelles sont les modalités de communication entre un employé et son superviseur immédiat?
  • Quels outils sont disponibles pour optimiser le travail à distance, la communication et la cohésion d’équipe?


Il ne s’agit là que de quelques questions parmi toutes celles auxquelles votre politique pourrait – et devrait – répondre. Plus celle-ci sera complète, mieux vous et vos employés vous en trouverez. Des attentes claires sont plus facilement rencontrées!

 

Organiser des rencontres d’équipe

Même pour les entreprises où le travail est fait exclusivement à distance, il est conseillé d’organiser, au moins une ou deux fois par année, des rencontres d’équipe ou des activités de team building. En effet, il n’y a rien comme le contact humain pour tisser des liens et bâtir la confiance. 

 

Optimiser les communications

Une bonne communication interne est un facteur clé du succès de toute entreprise : elle sert à véhiculer ses valeurs, sa mission et sa vision aux employés qui les font vivre. Les gestionnaires, pour mobiliser et fidéliser leurs employés, doivent communiquer de façon régulière avec eux, d’où la pertinence de simplifier les communications autant que possible, tant dans leur contenu que dans la façon dont elles sont transmises. Les messages devraient être clairs et les canaux adaptés à la nature de ceux-ci. À titre d’exemple, pour animer une discussion avec son équipe, un outil de communication comme Slack qui permet aux utilisateurs d’échanger de façon spontanée est une meilleure alternative que l’envoi de courriels. Pour ce qui est des appels conférences (donc incluant trois personnes et plus), un ordre du jour est de mise en assurer l’efficacité.

 

Pour les employés

Se fixer un horaire

Le fait de se fixer un horaire – et de s’y tenir! –, en plus de contribuer à la productivité, envoie un message au cerveau : “tu n’es pas en congé!”.

 

Choisir un endroit tranquille… mais pas trop!

Un bureau consacré au travail est plus convenable que la table de cuisine et bien que votre lit puisse être considéré comme un endroit tranquille, il est déconseillé d’y travailler. Tout d’abord, sur une longue période, cela nuira à votre posture, mais cela pourrait aussi être néfaste pour votre sommeil en brouillant la ligne entre zone de repos et zone de travail. Il est important que votre chambre à coucher demeure un lieu de détente. Votre cerveau fait des associations plus rapidement que vous ne le croyez! 

 

Prendre ses distances avec les distractions possibles

Il peut être tentant de laisser la télévision ouverte si elle ne se trouve qu’à quelques mètres de vous, ou encore de jouer avec un animal de compagnie emballé par votre présence plus accrue qu’à l’habitude. C’est pourquoi Valérie recommande de prendre vos distances avec les distractions… elle garantit même que votre animal vous pardonnera si, vous l’installez, pour quelques heures, dans une autre pièce! 

 

S’assurer d’avoir les bons outils en mains

Assurez-vous, dans la mesure du possible, d’avoir tout ce dont vous avez besoin lorsque vous entamez votre journée de travail. Vous éviterez les interruptions et cela vous permettra de maximiser votre temps. Cela peut être aussi simple que de faire les mises à jours de vos logiciels avant de commencer à travailler.

 

Profiter de la pause midi pour aller prendre l’air

Valérie précise d’abord qu’il est, selon elle, primordial de s’accorder une pause pour dîner. En se rendant au bureau, on n’a pas le choix de sortir, ce qui n’est pas nécessairement le cas lorsqu’on travaille de la maison. C’est pourquoi le fait de prendre le temps de le faire et de respirer l’air frais de l’extérieur est important, notamment pour la gestion de l’anxiété et du stress, mais aussi pour lutter contre la fatigue et améliorer le sommeil (la nuit!).

 

À la lumière de ce qui précède, dans un contexte d’entreprise qui le permet et où la culture est basée sur la confiance, il est clair que la mise en place d’une politique de télétravail, avec l’accompagnement de spécialistes, l’adoption de bonnes pratiques et la mise en place d’outils adaptés est tout à fait viable, et même, dans la situation actuelle, souhaitable.

Vous désirez mettre en place une structure de télétravail rapidement? N’hésitez pas à communiquer avec notre équipe dès maintenant!