6 activités pour booster le transfert de connaissances dans votre équipe

La capacité d’une organisation à innover, à performer et à demeurer compétitive repose en grande partie sur son aptitude à développer les compétences de son équipe. Heureusement, la majorité des entreprises regorgent de talents et de connaissances. 

Comment mobiliser les employés à partager ce précieux savoir avec leurs collègues?

Le transfert de connaissances requiert la participation active de tous et chacun, puisqu’il implique un échange transversal entre les pairs. Pour susciter et maintenir l’engagement des employés, il faut donc mettre en place des mécanismes stratégiquement conçus pour faciliter, encourager et récompenser le partage de connaissances.

Explorons dans cet article des idées d’activités engageantes pour booster le transfert de connaissances tout en renforçant la satisfaction et l’épanouissement professionnel de votre équipe.

Pourquoi miser sur l’engagement dans le transfert de connaissances?

Étant les véritables experts internes, les employés sont au cœur du transfert de connaissances. Pourtant, plusieurs obstacles peuvent entraver leur engagement, comme le manque de temps, les silos organisationnels et la résistance au changement. Dans certains cas, la compétitivité interne ou la peur de rendre sa propre position moins sécurisée rendent aussi les employés plus frileux à partager leur expertise.

Pour naviguer à travers ces défis et encourager l’engagement de vos collègues, vous pouvez :

• Promouvoir une culture d’apprentissage, de curiosité et d’entraide
• Reconnaître et récompenser le partage de connaissances 
• Faciliter le partage de connaissances grâce à des outils, gabarits et initiatives 
• Créer des occasions de partage en prévoyant du temps dédié à ces activités

Voyons maintenant quelques exemples concrets d’activités qui favorisent à la fois l’engagement des employés et le partage de l’expertise interne.

6 activités engageantes pour booster le transfert de connaissances

Les activités suivantes sont classées des plus simples et directes en progressant vers des projets plus élaborés. 

Cette gradation vous permettra de choisir l’activité la mieux adaptée au contexte et aux besoins spécifiques de votre organisation, tout en tenant compte des ressources disponibles et des objectifs à atteindre.

1. Renforcez les compétences par le jumelage en binômes

Le jumelage en binômes est une stratégie dynamique qui met l’accent sur l’importance de la diversité des compétences au sein d’une équipe. 

Cette approche enrichit également l’expérience collaborative en tirant parti des forces uniques de chaque employé. Elle permet de combiner des points de vue variés, privilégiant ainsi une compréhension plus profonde des tâches et des projets, et encourage les employés à sortir de leur zone de confort, à explorer de nouvelles perspectives et à renforcer leurs relations avec leurs collègues.

Voici quelques astuces pour mettre en place des séances de jumelage efficaces : 

• Déterminez les compétences à développer au sein de votre équipe et les objectifs spécifiques des séances de jumelage.
• Créez des binômes qui tiennent compte des compétences existantes des employés et de celles qu’ils souhaitent développer.
• Attribuez aux binômes des projets ou des tâches alignées sur les objectifs de l’organisation qui stimulent le partage de connaissances et la collaboration.
• Mettez à disposition des ressources nécessaires et assurez un suivi régulier pour soutenir les binômes dans leur progression en incitant l’échange de feedback.
• Évaluez l’efficacité des séances de jumelage et les progrès réalisés à travers des réunions de debriefing, des enquêtes de satisfaction ou des présentations de projets.

2. Diffusez les apprentissages avec des résumés de formation

Investir dans la formation continue est essentiel pour maintenir l’agilité et la compétitivité d’une organisation. Toutefois, pour maximiser l’impact de cet investissement, il est crucial de partager les apprentissages à travers l’organisation, contribuant ainsi à une amélioration collective des compétences et des performances. 

Cette approche permet de rentabiliser davantage les formations externes et individuelles tout en créant un écosystème d’apprentissage continu où chaque formation profite à tous.

Pour que les résumés de formation réalisés par les employés soient véritablement utiles, ils doivent être clairs, concis et faciles à retrouver. Voici quelques étapes pour y parvenir :

• Identifiez les idées principales, les techniques, et les connaissances nouvelles qui peuvent être appliquées dans votre contexte organisationnel.
• Choisissez le format le plus adapté à la nature de l’information et au public cible, que ce soit sous forme de listes, de schémas, de vidéos courtes ou de présentations.
• Assurez-vous que ces résumés soient accessibles à tous les employés, par exemple via l’intranet de l’entreprise, un système de documentation, des infolettres internes ou des réunions de partage.

3. Maximisez l’apprentissage avec les « Lunch & Learn »

Les séances de Lunch & Learn représentent une opportunité en or pour enrichir la culture de partage de connaissances au sein d’une organisation dans un cadre détendu, encourageant ainsi la participation et l’engagement de tous les employés. 

Voici des idées pour simplifier le processus de création de ces dîners d’apprentissage :

• Déterminez une fréquence pour les séances (ex : mensuelle) qui s’intègre naturellement dans le calendrier de l’équipe sans surcharger les agendas.
• Créez des modèles de présentation ou des gabarits simples à utiliser qui peuvent inclure des pistes pour l’introduction, les points clés et les ressources additionnelles.
• Lancez un sondage auprès des employés pour recueillir leurs suggestions de sujets afin d’offrir des Lunch & Learn pertinents et mobilisant.
• Variez le choix des thèmes en alternant compétences techniques et soft-skills, comme la gestion du temps, la communication, le bien-être au travail, etc.
• Impliquez les employés dans l’animation des séances en les accompagnant dans le processus de création de contenu.
• Intégrez des éléments interactifs, comme des périodes de questions, des ateliers pratiques ou des jeux de rôle pour rendre l’apprentissage plus engageant.

À la fin de chaque séance, recueillez les impressions des participants pour continuer à améliorer le format et le contenu de vos Lunch & Learn.

4. Développez un programme de mentorat interne

Un programme de mentorat interne efficace peut transformer l’expérience de travail en favorisant le développement professionnel, le transfert de connaissances, et en renforçant la cohésion de l’équipe. 

Participer en tant que mentor offre l’opportunité de développer des compétences de leadership, de réfléchir sur sa pratique professionnelle et de contribuer au développement de la relève. 

Pour les mentorés, les bénéfices incluent l’accès à des conseils personnalisés, l’acquisition de compétences, un développement accéléré, et un meilleur ancrage dans la culture d’entreprise.

Votre programme de mentorat devrait inclure des objectifs clairs, comme le développement de compétences critiques ou l’intégration d’un nouveau rôle. Il faudra aussi une formation et des outils pour préparer les mentors à leur rôle, en couvrant les techniques de mentorat, l’écoute active et la communication constructive. 

Voici quelques éléments clés à considérer lors du jumelage :

• Compatibilité des intérêts professionnels, objectifs et personnalités
• Diversité de départements, niveaux hiérarchiques, ou horizons professionnels 
• Flexibilité dans la durée et la fréquence des séances

Évidemment, le succès d’un tel programme passe par un suivi régulier avec les mentors et les mentorés. Récoltez leur feedback, ajustez les jumelages au besoin et mesurez l’impact de cette initiative de manière continue. 

5. Impliquez les employés dans la documentation de l’expertise

Si vous avez déjà mis en place une ou plusieurs des activités précédentes, il y a un constat évident : vos experts internes sont capables de transférer leurs connaissances. 

La création d’une bibliothèque de ressources par et pour les employés permet de centraliser les connaissances et l’expertise interne, rendant l’information accessible à tous et à tout moment. Elle encourage l’autonomie dans l’apprentissage, facilite l’onboarding des nouveaux employés, et soutient le développement professionnel continu. De plus, la documentation participative valorise les contributions individuelles et renforce le sentiment d’appartenance.

Voici des suggestions pour encourager la participation et la contribution des employés : 

• Mettez en place des mécanismes de reconnaissance pour les contributeurs.
• Assurez-vous que le processus de documentation soit simple et intuitif.
• Organisez des formations ou des ateliers pour familiariser les employés avec les outils et les bonnes pratiques de documentation.
• Intégrez la documentation de l’expertise dans les objectifs annuels des employés ou dans les critères d’évaluation de performance.

Il faut aussi sélectionner un outil collaboratif qui permet de créer des documents partagés, d’organiser efficacement les connaissances et d’effectuer des mises à jour. En bonus, cette initiative prolongera la valeur des Lunch & Learn et des résumés d’apprentissage, qui seront disponibles pour l’ensemble des employés.

6. Stimulez l’innovation avec des compétitions ou projets multidisciplinaires

L’organisation de compétitions internes ou de projets collaboratifs multidisciplinaires peut transformer l’espace de travail en un incubateur d’innovation, renforçant ainsi la synergie entre les équipes et stimulant la créativité collective. 

Pour que les projets bénéficient de diverses perspectives, encouragez la formation d’équipes multidisciplinaires. Utilisez également des outils de collaboration en ligne pour que les équipes puissent travailler ensemble efficacement, même si elles sont géographiquement dispersées.

Lorsque vous planifiez un événement : 

• Définissez ce que vous souhaitez accomplir, comme l’amélioration de produits existants, la création de nouvelles idées de services, ou la résolution de problèmes internes.
• Choisissez un format qui correspond à vos objectifs et à la culture de votre entreprise, permettant la participation de tous les départements intéressés.
• Fournissez aux employés les ressources nécessaires, comme le temps, les outils, les données et le mentorat pour développer leurs idées.

L’important, c’est de célébrer et partager les réussites qui découleront de cette activité!

Vous pourriez organiser une cérémonie de clôture, offrir des récompenses pour les meilleurs projets, partager les succès et apprentissages ou, encore mieux, vous engager à explorer la mise en œuvre des idées. Cela démontre que l’entreprise valorise l’innovation et l’engagement des employés, renforçant ainsi la motivation pour les futurs projets.

Dans quelle activité de transfert de connaissances investir?

La sélection des activités de transfert de connaissances les plus appropriées pour votre organisation dépend de plusieurs facteurs clés, y compris les ressources disponibles, les priorités stratégiques, la disposition mentale des employés et les moyens de mesurer l’engagement. 

L’adoption de nouvelles pratiques de transfert de connaissances peut être progressive pour permettre une assimilation durable. Envisagez d’introduire une ou deux nouvelles activités par an, en veillant à maintenir celles déjà en place. Cette approche permet de construire progressivement une culture du partage de connaissances sans surcharger les employés.

Pour évaluer l’efficacité de vos activités de transfert de connaissances et l’engagement de vos employés, utilisez des sondages de satisfaction et du feedback régulier. Ces outils vous aideront à identifier les domaines à améliorer et à ajuster vos stratégies en conséquence. 

Envisagez également la création d’un comité de transfert de connaissances composé d’employés de différents départements pour superviser et guider ces initiatives. Ce comité peut jouer un rôle crucial dans l’adaptation des activités aux besoins spécifiques de votre organisation et dans la promotion d’une culture du partage de connaissances.

Surtout, passez à l’action!

En adoptant une ou plusieurs des activités suggérées, vous pourriez cultiver un environnement dans lequel le savoir circule librement et où chaque membre de l’équipe se sent valorisé et impliqué. Le choix des activités de transfert de connaissances doit être flexible et évolutif, avec une volonté d’ajuster les stratégies en fonction des retours d’expérience et des résultats obtenus.

Laquelle ou lesquelles de ces stratégies considérez-vous implémenter en premier?

Le transfert de connaissances n’est pas seulement un investissement dans le capital intellectuel de votre entreprise; c’est une démarche qui renforce le sentiment d’appartenance, stimule l’innovation et favorise un environnement de travail dynamique et collaboratif.

Commencez dès maintenant à cultiver votre expertise interne, et n’hésitez pas à faire appel à un spécialiste en développement des compétences pour vous aider!

Article invité rédigé par Marie-Hélène Couette, Conceptrice d’expériences d’apprentissage et auteure du livre Efficace : Cultiver l’expertise interne en développant des champions.