6 septembre 2023
Un département RH est un service qui s’occupe du recrutement, de l’accueil des nouveaux employés, de la culture organisationnelle, et de l’environnement de travail dans son ensemble. Ses responsabilités incluent la gestion des avantages sociaux et de la rémunération globale, le développement des compétences, le bien-être des employés, et la création d’une culture d’entreprise performante.
Les tâches d’un département RH ne sont donc pas uniquement d’ordre administratif, et ont une dimension stratégique à ne pas négliger pour votre succès organisationnel.
Continuez à lire pour en apprendre plus sur les fonctions d’un département RH, et quand et comment mettre en place un service RH dans votre entreprise.
Bien qu’avoir un département RH soit un atout stratégique de taille pour toutes les organisations, il n’est pas toujours facile de déterminer le moment propice pour sa mise en place. Certaines entreprises, particulièrement les PME, se questionnent sur la nécessité d’implémenter un service RH dans leur organisation.
On dit souvent qu’un département RH devient nécessaire après avoir atteint un certain nombre d’employés. Cependant, peu importe la masse salariale, une organisation se doit d’avoir des documents RH essentiels pour assurer un bon fonctionnement de son organisation. Même sans département RH en place, la fonction RH existe toujours dans une entreprise! Si une petite organisation n’a pas forcément besoin d’une personne dédiée à la gestion des ressources humaines, cela signifie que quelqu’un d’autre sera chargé de cette fonction (directeur de département ou gestionnaire par exemple).
Le plus important pour déterminer le moment idéal est donc d’identifier vos besoins organisationnels spécifiques en se posant les questions suivantes :
Si vous répondez oui à une de ces questions, il est probablement temps de mettre en place un département RH dans votre organisation.
Pour mieux comprendre les nombreux avantages d’un département RH pour votre entreprise, il faut comprendre les différents postes et responsabilités liés à la gestion des ressources humaines.
Au sein de votre service RH, un expert en recrutement s’occupe de l’ensemble de vos processus d’embauche : gestion de vos offres d’emploi, création et diffusion des affichages de postes, réception et analyse des candidatures et entrevues d’embauche.
Il s’assure que vos postes vacants soient comblés rapidement et efficacement, réduisant ainsi l’impact des taux de roulement et du manque de main-d’œuvre dans votre organisation.
Souvent gérés par les experts en recrutement, les processus d’accueil sont essentiels pour assurer la bonne intégration de vos nouvelles recrues dans l’entreprise.
Avoir un professionnel RH spécialisé dans la gestion de l’accueil vous permet de fournir une bonne qualité de formation aux nouveaux employés, mais aussi de créer un sentiment d’appartenance à l’organisation dès les premiers jours, améliorant ainsi vos taux de rétention.
Ce volet RH est particulièrement essentiel pour les secteurs qui font souvent face à des accidents de travail, tels que le manufacturier ou la construction. L’expert RH veille à la mise en place d’un environnement de travail sécuritaire en mettant à disposition toutes les ressources nécessaires pour respecter les normes de sécurité.
De plus, les experts en santé et sécurité veillent à la santé globale de vos employés, qu’elle soit physique ou psychologique, en donnant des conseils sur les bonnes pratiques pour éviter l’épuisement professionnel et l’isolement, par exemple.
Avoir un département RH vous aidera à bâtir une politique d’entreprise alignée sur votre culture organisationnelle, vos valeurs, et vos objectifs. Votre service RH s’assure aussi que cette politique d’entreprise est respectée au quotidien, notamment en intervenant quand des conflits entre employés surviennent. Il aide aussi les gestionnaires à créer des outils et des lettres, disciplinaires ou de fin d’emploi par exemple.
Votre département RH peut inclure un volet de gestion de la structure salariale et de la rémunération globale (gestion de la rémunération globale offerte aux employés, équité salariale, conventions collectives, mais aussi création des contrats de travail et des dossiers d’assurance).
Ces professionnels répondront à toutes les questions des employés concernant leur avantages sociaux et leur assurance collective, vous faisant ainsi gagner un temps précieux au quotidien.
Les experts en marketing RH sont chargés du rayonnement de votre entreprise et font la promotion de vos valeurs organisationnelles, notamment pour attirer de nouveaux talents et retenir vos employés actuels.
Cela passe par la communication de votre mission d’entreprise sur les réseaux sociaux et à l’interne, la bonification des affichages de poste, et la participation à des concours pour améliorer la visibilité et la notoriété de votre organisation.
Un expert en diversité et inclusion analyse les tendances en diversité dans votre organisation et améliore vos pratiques de recrutement. Il s’occupe de sensibiliser vos employés à ces questions en s’assurant que tout le monde respecte les différences et l’individualité dans un environnement de travail sain et accueillant pour tous.
Qui a dit que la gestion des ressources humaines n’avait rien à voir avec les stratégies organisationnelles?
Le volet stratège de votre département RH s’occupe de déterminer l’impact humain de toutes vos décisions stratégiques, par exemple la création de nouveaux services, ou la planification du nombre d’embauches nécessaires pour assurer votre croissance. Il s’assure également que vos employés comprennent et acceptent les changements organisationnels et les nouveaux processus mis en place de manière proactive.
Idéalement, le rôle des RH dans le développement organisationnel doit être central. Afin de créer du sens pour les employés, les processus et stratégies d’une organisation doivent être alignés sur une même vision. Ce volet RH demande beaucoup de compétences stratégiques et est souvent mis en place dans les grandes entreprises en forte croissance.
La première étape consiste à définir vos besoins RH tout en prenant en compte votre réalité organisationnelle. Vous devez avoir le budget nécessaire pour bâtir le département RH et payer le salaire des employés qui en feront partie.
Vous devez également définir les fonctions RH que vous souhaitez prioriser : il n’est pas toujours réaliste de miser sur tous les rôles dès la mise en place du département, surtout si vous gérez une petite ou une moyenne entreprise.
Pour assurer une mise en place efficace, vous devez définir clairement les rôles et responsabilités de chacun. Qui s’occupera de quel volet, et quelles sont les tâches à prioriser? Répondre à ces questions s’avère essentiel pour ne pas surcharger vos professionnels RH de travail dès leur arrivée.
En voulant trop faire trop vite, vous risquez d’échouer. Mieux vaut être très efficace sur des aspects cruciaux pour votre entreprise plutôt qu’être moyen – voire mauvais – sur tous les points!
Une des premières étapes consiste à bâtir une politique d’entreprise solide et un manuel employé détaillé pour rationaliser la gestion des RH dans votre entreprise. Ainsi, tous vos collaborateurs sauront à qui s’adresser et quoi faire dans chaque situation.
N’hésitez pas à faire appel à un consultant externe pour former votre nouvel expert RH pendant ses premières semaines dans l’entreprise afin de mettre en place des procédures solides dès le départ.
Investir dans la technologie RH est un investissement payant peu importe le stade d’évolution de votre entreprise. Un logiciel de gestion des ressources humaines vous permet de réduire les lourdeurs administratives liées à la gestion du personnel, notamment en automatisant la gestion des absences, le suivi des horaires de travail, et les tâches de vos programmes d’accueil.
Votre nouveau service des ressources humaines aura le temps de se concentrer sur les aspects stratégiques de son rôle, apportant de ce fait beaucoup plus de valeur ajoutée pour votre entreprise!
L’ensemble des employés doivent s’habituer aux nouvelles procédures de communication et apprendre qu’ils ont quelqu’un à qui s’adresser en cas de problème.
Pour faire en sorte que le département des ressources humaines devienne un interlocuteur de choix pour répondre aux besoins humains de votre organisation, instaurez une relation de confiance dès le départ :
Pour habituer les employés à ce changement, soulignez le fait que le département RH nouvellement créé sert avant tout à augmenter leur bien-être, à améliorer leurs conditions de travail, et à prendre en compte leur opinion sur leur milieu de travail.
La mise en place d’un département RH demande du temps et des ressources conséquentes. Pour éviter de ralentir vos processus quotidiens, faites appel à nos consultants Go RH.
Leur expertise vous permettra de vous assurer de créer un service RH rapidement et efficacement!
Merci à François Doucet, Stratège en gestion des ressources humaines chez Go RH, pour sa contribution à la rédaction de cet article.
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